Datenschutz

Datenschutzerklärung Stand 1. September 2023

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Bera- tungsteam der Beratungsstelle Ehe Partnerschaft Familie EPF, Marktgasse 31, 3011 Bern, und dem Trägerverein Beratungsstelle Ehe Partnerschaft Familie der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn, Region Bern.

Allgemeines
Über entsprechende Richtlinien und Verfahren stellen wir sicher, dass personenbezogene Daten korrekt und sicher verarbeitet werden. Wir bearbeiten Daten nur zweckgebunden und speichern sie nur so lange wie nötig.
Grundlagen: Bundesgesetz über den Datenschutz: www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de

Verantwortlichkeit
Für die Datenbearbeitung verantwortlich ist:
Trägerverein Beratungsstelle Ehe Partnerschaft Familie der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn, Region Bern.

Bei Fragen rund um das Thema Datenschutz ist der Datenschutzbeauftragte zuständig: Vorstand des Vereines; Präsidium
Hans-Jürgen Hundius, Linckweg 13, 3052 Zollikofen; hans-juergen@hundius.ch

Datenerhebung
A) Klient*Innen

Relevante personenbezogene Daten bei Klient*Innen sind unter anderem:

- Identifikationsdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht)
- Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummer)
- weitere Informationen (z.B. Beruf, Ausbildung)
- Beziehungsstatus, Dauer der Ehe/Partnerschaft, Anzahl Kinder mit Jahrgang
- Notizen zum Verlauf (Arbeitsinstrument der Beratenden)
Die Personendaten stammen von den Klient*Innen selbst bei der Anmeldung zu einer Beratung.

B) Spender*Innen

Daten von Spender*Innen sind:

- Identifikationsdaten (Vorname, Nachname)
- Kontaktdaten (Adresse, evtl. Telefon, evtl. E-Mail; Bank-Daten; Höhe des Betrages) Diese Daten stammen von den Spender*Innen selbst bei einer Überweisung.

C) Mitarbeitende, Vorstand, Delegierte, Verbandsmitglieder

Daten von den Mitarbeitenden, Vorstandsmitgliedern, Delegierten und Verbands-Mitgliedern
- Identifikationsdaten (Vorname, Nachname, Kirchgemeinde)
- Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail)
Diese Daten werden von den Verbandskirchgemeinden an das Sekretariat des Trägervereins gemeldet.

E) Daten bei Stellenbewerbungen
- Identifikationsdaten (Vorname, Nachname, Kirchgemeinde)
- Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail)
- Bewerbungsunterlagen
Diese Daten werden von den Bewerbenden selber gemeldet.
Die Bewerbungsunterlagen werden den Mitgliedern der nichtständigen Kommission ‘Bewerbung’ (Mitglie- der des Vorstandes und des Beratungsteams) weitergeleitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Originalunterlagen in Papierform entweder per Post zurückgesendet oder in elektronischer Form definitiv gelöscht. Es werden keine Unterlagen aufbewahrt!

Weitere Datenerhebung
Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert beim Besuch der Webseite www.eheberatung- bern.ch
Es werden keine Daten erhoben bei allgemeinen Auskünften.

Einwilligung
Klient*Innen geben mit der Anmeldung zu einer Beratung automatisch ihre Einwilligung zur Erfassung der notwendigen Daten wie in Art. 3 beschrieben.

Datenverwendung
Daten der Klient*Innen werden für die Beratungen verwendet.

Daten der Spender*Innen werden ausschliesslich für die Verdankung und Spendenquittung verwendet. Anfragen dazu werden zur Beantwortung an die Buchhaltung, das Sekretariat und das Präsidium weiter- geleitet.

Daten der Mitglieder und Delegierten werden für die Kommunikation (Einladungen zu Sitzungen und Ver- sammlungen, Werbung) verwendet.

In Protokollen von Vorstand und Hauptversammlung werden von den Anwesenden nur Vor- und Nachna- men und die Herkunftskirchgemeinde schriftlich erfasst.

Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um eine dem jeweiligen Risiko an- gemessene Datensicherheit zu gewährleisten.
Alle Daten werden ausschliesslich lokal gespeichert – entweder auf einem Stick, einer lokalen Festplatte oder im lokalen Computer.

Es werden keine Daten in einer Cloud gespeichert.

Es werden keine der folgenden Programme verwendet: MS365, Google-Analytics, iCloud, Sharepoint, Onedrive, Teams, Exchange und andere ähnlich Software.

Ab 2024 werden alle Daten auf einem externen und lokalen Speichermedium (NAS) am Ort der Bera- tungsstelle Marktgasse 31, Bern, gespeichert oder als Handnotizen verschlossen aufbewahrt.

Alle Daten werden nach Abschluss der Beratung für 5 Jahre aufbewahrt und dann als elektronische Notiz nachhaltig gelöscht bzw. als Handnotiz geschreddert und der Müllverbrennung übergeben.

Weitergabe
Daten von Klient*Innen werden nicht an Dritte weitergegeben.

Diese Daten werden ausschliesslich von der persönlichen Beraterin bzw. dem persönlichen Berater ver- wendet und nach Abschluss verschlüsselt gespeichert.
Für die Statistik werden nur erfasst:

- Geschlecht
- Alter
- Beratungs-Setting (Einzel- oder Paarberatung)
- Region/Wohnort
- Anzahl der Beratungen

Daten der Spender*Innen gehen ausschliesslich an die Buchhaltung und das Präsidium für die Verdan- kung und Spendenquittung für die Steuer.

Für die Statistik wird erhoben
- Der Gesamtbetrag
- Anzahl der Spender*Innen ohne Namen

Daten der Delegierten, Mitglieder etc. gehen an das Sekretariat und bei einem Versand an die Vorstands- mitglieder.

Rechte
A) Recht auf Auskunft

Alle haben das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Personendaten bear- beitet werden.

Dieses Recht gilt ausschliesslich für die Personendaten und nicht für die Notizen der Beratenden, die für die Beratungssitzungen notwendig sind.

B) Recht auf Berichtigung
Alle Betroffenen haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen zu lassen.

C) Recht auf Löschung
Alle haben das Recht auf Löschung ihrer Personendaten, wenn die Einwilligung zur Bearbeitung dieser Daten widerrufen oder die ursprünglich vorgesehene Nutzung nicht mehr gegeben ist.

D) Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
Alle haben das Recht zu verlangen, dass die Bearbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.

E) Recht auf Datenherausgabe und -übertragung
Alle haben das Recht, ihre eigenen nur auf sie personenbezogenen Daten, welche der Beratungsstelle und dem Trägerverein bekanntgegeben wurden, in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten oder diese direkt einem Dritten zu übermitteln. Siehe dazu auch Pkt. A zweite Zeile.

F) Beschwerderecht
Alle haben das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen gegen die Art und Weise, wie personenbezogenen Daten bearbeitet werden.

Dauer der Speicherung
Die Daten der Klient*Innen werden so lange gespeichert, wie es für die Beratung notwendig ist. Nach Abschluss der Beratungen werden die Daten für 5 Jahre archiviert und dann gelöscht.

Für genauere Auskünfte über die Aufbewahrungsfristen ist der Datenschutzbeauftragte zu kontaktieren (siehe Kontaktdaten unter Punkt 2).
Allgemeine Best- immungen
Die Beratungsstelle und der Trägerverein behalten sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren und zu ändern, um Änderungen gesetzlicher Anforderungen zu berücksichti- gen.

Alle Änderungen, welche die Beratungsstelle und der Trägerverein in Zukunft an dieser Datenschutzer- klärung vornimmt, werden auf der genannten Webseite zeitnah veröffentlicht.

Bern, den 1. September 2023
Verantwortlich: Trägerverein Beratungsstelle Ehe Partnerschaft Familie der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn, Region Bern